Artikel ur Nordiska Kompaniets personaltidning Kompanirullan 1937:12 (årgång 11).
Ni som är försäljare, har Ni tänkt på att Ni är uppdragsgivare åt Debiteringen och följaktligen har ett stort ansvar gentemot denna avdelning. Debiteringen är till endast för Er skull – för att utföra ett arbete, som i mindre affärer kommer på försäljarens egen lott, men som i ett företag av NK:s dimensioner måst placeras på andra händer. ”Ansvar förpliktar” är ett ut, tryck som i själva verket rymmer en del utpräglat egoistiska motiv – i synnerhet i detta fall. Om det grund, material Ni ger Debiteringen att bearbeta är tydligt och korrekt, ger det nämligen icke upphov till felaktig, heter. Skulle emellertid motsatsen vara fallet, kan man nästan räkna med att kunden blir missbelåten och det går ut över Er, antingen i form av en mer eller mindre skarp tillsägelse eller inhiberade försäljningar för framtiden… eller bådadera.
De flesta uttryck för missbelåtenhet låter kunden icke gå ut över försäljarna på avdelningen utan över Debiteringen, som får bära hundhuvudet för Edra synder. Har Ni gjort klart för Er, vilken skillnad det är mellan Edra relationer med kunden och Debiteringens? Ni har att göra med kunden i en angenäm situation, ty det ligger i den mänskliga naturen att man tycker det är roligt att göra inköp. Debiteringen över• tar kundtjänsten, när det roliga för kunden är slut. Då nöjets efterräkningar komma i form av kalla siffror från Debiteringen, bereder det knappast kunden någon glädje. Och skulle det då vara så illa, att räkningen innehåller något fel, blir kunden upprörd och vreden går ut över avsändaren.
– ”Men varför skall vi försäljare få hela skulden”, frågar Ni kanske. – ”Även Debiteringen kan väl fela?” Det kan den nog men allt arbete, som utföres där är underkastat så stark kontroll, att de flesta fel, som begås måste anses grunda sig på förväxlingar och missförstånd, för vilka de olika försäljningsavdelningarna nog i stor utsträckning bära skulden. En kort sammanfattning av arbetets gång på Debiteringen kanske kan ge belägg för den saken.
Debiteringen erhåller varje morgon föregående dags debetlappar från Revisionen, som kontrollräknat dem. De ligga då osorterade i två stora buntar: livsmedel och vanligt konto. Några flickor taga hand om lapparna och sortera dem i s. k. sammandrag: A-Bl, Bo-Em, En-G etc. Därefter läggas lapparna i bokstavsordning inom varje sammandrag och överlämnas till maskinskriverskorna. Varje maskinskriverska sköter ett sammandrag. I en låda har hon också räkningar, försedda med namn, adress och kontonummer för varje kund. Hon tar fram de räkningar, som gälla dagens debetlappar, och överför posterna samt räknar ut dagssaldot. Noga kontrolleras att uppgifterna på debetlappen överensstämma med räkningens uppgifter.
När maskinskriverskan klarat av en dag, lämnar hon lappar och räkningar till bokförerskan, som bokför posterna på kundens konto och kontrollerar maskin, skriverskans siffror. Så fortgår arbetet dag efter dag tills den sista i månaden är färdigskriven. Då avstäm, mes räkningens slutsumma av kontrollanten, namn och adress kollationeras ännu en gång och räkningen är klar att avsändas. Över 20.000 räkningar gå varje månad från NK.
Underlaget för Debiteringens arbete är som bekant debetlapparna. Om dessa äro fullständigt och tydligt utskrivna, kan maskinskriverskan omedelbart börja med att skriva fakturan. Ar lappen däremot ofullständig eller otydlig, måste hon ofta använda tio till femton minuter för att konstatera, på vems konto posten skall föras. Varje maskinskriverska skall hinna med bort, emot 200 stycken lappar varje dag. Ar det då t. ex. ett tiotal lappar, som måste undersökas ingående, betyder det att hon icke kan klara upp sitt arbete utan att taga en del av sin fritid i anspråk.
Kan maskinskriverskan trots ingående undersökningar icke bestämma var posten skall bokföras, lämnar hon debetlappen till en kamrat, vars uppgift är att för, söka reda ut de svåraste fallen. Skulle inte heller hon lyckas, är det detsamma som att NK icke kan skicka någon räkning till kunden och följaktligen med all sannolikhet heller icke få betalt för sin fordran.
Vad kan Ni som försäljare göra för att underlätta Debiteringens arbete och därmed hjälpa Er själv och bolaget?
Förse debetlapparna med kundens (d. v. s. konto= innehavarens) titel, för= och tillnamn, adress samt om möjligt kontonummer. Lyssna väl, så att det ej blir något hörfel, tänk på vad Ni skriver, så att det ej blir något slarvfel och skriv tydligt – så att det ej i sinom tid blir något läsfel begånget av Debiteringen. Detta gäller såväl adress som varuslag och priser, alla lika viktiga. Har kunden ett utländskt namn, skall Ni inte tveka att fråga om namnets stavning, ty i de fall en är ju risken för missuppfattning särskilt stor.
Vi ha plockat ut några exempel på felaktiga namn och adresser för att belysa vad Debiteringen måste kunna lista ut. Ni kanske tycker nu vid genomläsandet att de felaktiga namnen äro förklarliga och att deras rät, ta uttydning ligger nära till hands men hade Ni ställts inför uppgiften att försöka komma underfund med vem av NK:s 25 000 kontokunder ingenjör H. Kess var t. ex., skulle Ni kanske inte så lätt ha förstått, att det var ingenjör G. Hünnekes. En annan gång stod det på en debetlapp fru S. March. Skulle vara fru F. Esmarch. Fröken M. Fagersjö i Fagersta blev efter många och långa undersökningar identifierad med fröken M. Nordström i Fagersta. Doktor G. Pettersson hade så, när fått betala en vara, som dr G. Jönsson hade köpt. Fru G. Moberg på Nybrogatan sökte man länge efter innan det konstaterades, att det var fråga om fru G. Bohman på samma gata. Att Miss Does i själva verket heter Mrs lves, är inte heller så lätt att veta.
Vad som gäller om tydlighet och noggrannhet vid utskrivandet av debetlapparna avser lika mycket personalkunderna. Särskilt bör framhållas, att kontonum mer under inga omständigheter få saknas på de lappar som utskrivas för på NK anställda. För dem som äro anställda på något av dotterbolagen måste även full, ständigt namn och adress utsättas.
När man talar om debiteringar, ligger det nära till hands att även beröra returerna. Det går aldrig en dag utan att en kund gör anmärkning på att återlämnade varor icke blivit krediterade. I så gott som alla fall har det visat sig, att det gällt varor, som återlämnats på avdelningen och icke blivit returskrivna på grund av uraktlåtenhet från försäljarens sida. Dessa fall äro mycket beklagliga, ty de skada svårt bolagets anse, ende. Kunden tror nämligen icke alltid att glömska är anledningen utan ser gärna en medveten underlåtenhet däri. Var därför vänlig och anmäl returer omedelbart – i det fallet liksom i fråga om korrekta debiteringar gör Ni Er själv den största tjänsten.
Artikel ur Nordiska Kompaniets personaltidning Kompanirullan 1937:12 (årgång 11).
Dela med dig av dina tankar